就活を進めていくと、応募先の企業と電話をする機会があります。就活中は、すべての行為が評価の対象になると心得て、電話もマナーを守り、ていねいに受け答えをすることが大切です。
しかし、社会人と接する機会が少ない学生のうちに、きちんとした電話のマナーが身についている人はごくわずかです。この機会に電話のマナーを習得し、他の学生に差をつけましょう。
今回は就活における電話のマナーやよくあるシーンの対応方法について解説します。
１．就活における電話の基本マナー
まずは就活における、電話の基本マナーを紹介します。
受け答え全般のマナー
電話の受け答えをするときの基本は、相手が聞き取りやすいように「丁寧にはっきりと」話すことです。
聞いたことを忘れないように、メモと筆記用具はすぐに取り出せるよう、常に携帯しておきましょう。日時や電話番号などは、聞き間違うとのちのちトラブルになる可能性があるため、復唱するクセをつけておくと安心です。
電波が悪いなどで相手の声が聞きづらければ、「申し訳ございません、電話の声が遠いようなので、もう一度お聞かせいただけますか」とお願いします。あいまいなまま返事をして電話を切るようなことは避けましょう。
電話を受けるときのマナー
就活中は、企業からの電話を受けることも増えます。電話に出たら、まず「はい、○○です」と名前をきちんと名乗り、企業の担当者に「本人かな」と心配を与えることは避けましょう。
人混みや駅などで電話を取って周りがうるさいときには、事情を告げてかけなおすようにします。
電話を切るときには、かけてきたほうが切るまで待つのがマナーです。とくに相手が企業の担当者の場合は、先方が切るまで先に切らないようにしてください。
電話をかけるときのマナー
就活で人事担当者などに電話をするときには、緊張や焦りから頭が真っ白になることもあります。電話をかける前に、話す内容を箇条書きでメモしておき、見ながら話すと抜け漏れがありません。自室など、騒がしくなく、落ちついた静かな環境でかけるといいでしょう。
企業への電話は、始業直後などの忙しい時間帯、昼休みや就業直前、夜間などは避けるようにします。先方が電話に出たら、自分から先に名乗って、繋いでほしい相手の部署名と名前を伝えます。相手に電話がつながったら、「今お時間大丈夫でしょうか？」と都合を聞いてから本題に入るのがマナーです。
電話はかけたほうから切りますが、こちらから電話を切るときには、「失礼いたします」と言って切ると良いでしょう。
２．就活の電話対応でよくあるシーンとその対応
就活中に企業と電話でやり取りするとき、「こんなときはどうしたらいいの？」と迷うことも少なくありません。そんなよくある3つのシーンですべき対応をご紹介します。
折り返しの電話をかけたが担当者が不在だった
人事担当者から着信があり、折り返しの電話をかけても不在だったときには、「いつ頃お戻りのご予定でしょうか？」と戻ってくる時間を確認し、その時間に再度電話をすることを伝えます。
戻ってくる時間がわからないときには、「再度私から○時ごろお電話させていただきます」と、担当者に伝えてもらうようにしましょう。「折り返しの電話をかけた」事実を残しておかないと、担当者に伝わらず、「電話をかけたのに折り返してこない」「電話をかけても無視している」と思われてしまう可能性があります。
「またかけます」と留守電が入っていた
人事担当者から「またかけます」と留守電に入っていたときには、気がついた時点ですぐに折り返すようにしてください。「またかけます」と先方が言ったとしても、相手は多くの就活生を相手にしているため、うっかりと忘れられてしまう可能性があります。
こちらも「いつかかってくるのか」と気になってしまうので、すぐに折り返して話を聞いたほうが、安心できるでしょう。
相手にかけたら電話が留守電になった
人事担当者が社用の携帯電話を使っている場合など、留守電につながることがあります。相手の電話が留守電になったときには、そのまま黙って切らないで、きちんとメッセージを残しましょう。
留守電では、「○○大学の××です。お電話いただきありがとうございます。先ほどは電話に出られなくて大変失礼いたしました」と、まずは電話に出られなかったお詫びを伝えます。
それから「私から再度、○時ごろにお電話させていただきますので、よろしくお願いいたします」と電話をかける予定を告げ、最後に「それでは失礼いたします」とあいさつをして切ります。
３．まとめ
就活中には、企業の人事担当者から電話がかかってきたり、こちらから応募先企業に電話をかけたりする機会が必ずあります。最近は電話ではなく、メールでのやり取りが多く、目上の人と電話で話す機会がない人がほとんどです。最初は緊張するかもしれませんが、ていねいにはっきりと話すことを心がければ大丈夫です。
あとは電話では必ず自分から名乗ること、必要なことはメモを取って復唱し、ミスやトラブルを未然に防ぐことを意識するようにしてください。
【参考】